‘Het venijn zit in de start, niet in de staart’: een van de lessen die is opgedaan tijdens de samenwerking binnen het convenant Samenwerken in de buitenruimte. De gemeente Rotterdam, Evides en Stedin sloten het convenant voor onderhoudsprojecten voor riolering, kabels en leidingen in de ondergrond eind 2015. De kostenreductie kan oplopen tot twintig procent, en drie tot vijf maanden uitvoeringswinst is mogelijk.

Het is steeds vanzelfsprekender geworden om onderhoudsprojecten, waarvan er veertig ingepland zijn, vanuit een gezamenlijke doel aan te pakken: hinder beperken en kosten reduceren. Het ‘voorkomen van gedoe’ kan tot wel twintig procent reductie van uitvoeringskosten leiden, onder andere doordat aannemers niet onnodig op elkaar hoeven te wachten. Snellere, effectievere uitvoering leidt tot minder hinder voor omwonenden. Bovendien is een van de convenantafspraken dat er na afronding van een project vijf jaar graafrust geldt.

Het convenant werd gesloten met het oog op het toekomstbestendig maken van het energie-, drinkwater-, gas- en rioleringsnetwerk in Rotterdam. Er was nog geen sprake van ‘aardgasloos’, maar duidelijk was wel dat er een flinke vervangingsoperatie aankwam. Louis van der Hoeven, procesadviseur van het convenant: “We weten dat we als Stedin jaarlijks 120 kilometer aan verouderde gasleidingen (waarvan 40-50 kilometer in Rotterdam) door kunststof moeten vervangen. In het kader van dat project was ik al bezig om tot afstemming te komen met gemeenten en waterbedrijven. Dat leidde tot goede ervaringen en de wens om structureel samen te werken. Zo ben ik in de voorfase bij het convenant betrokken geraakt.”

De gemeente Rotterdam stond voor een soortgelijke uitdaging met een jaarlijkse vervangingsopgave van veertig kilometer riool. Wouter Boonzaaijer: “Willen we onze vervangingsopgaven goed doen, dan is een goede en vergaande samenwerking essentieel. Het convenant zorgt ervoor dat we eerder samen aan tafel zitten en niet pas op straat met elkaar de problemen oplossen. Dat is gelukt. Nu ligt er de uitdaging om deze werkwijze te verbreden naar alle projecten in de stad.”

“We zijn begonnen met het delen van de uitvoeringsplanningen”, vertelt Wouter Boonzaaijer. “Samen uitvoeren was op dat moment nog een stap te ver. Op basis van de onderhoudsbehoefte komen we tot gezamenlijke projecten. In de praktijk geeft de samenwerking druk op de ketel om tot meerjarige onderhoudsprogramma’s te komen. Als de vervangingsvraag bekend is, kun je afspraken maken over de uitvoering.”

Wouter Boonzaaijer vervolgt: “Gelukkig kwam ik Louis tegen: hij had veel ervaring met de uitvoering van projecten. We vullen elkaar aan. Ik werk bij de gemeente Rotterdam, maar ik word als onafhankelijk intermediair betaald door de drie partijen. Louis is in dienst van Stedin, maar ook dat maakt in de praktijk niet uit. We hebben hetzelfde doel.”

Om tot gezamenlijke uitvoering van projecten te komen, moest onder andere overeenstemming worden bereikt over de aanbesteding. De gemeente Rotterdam werkte met RAW-aanbestedingen per project, terwijl Evides en Stedin gewend waren met raamcontracten te werken. Gezamenlijk is men tot vijf contractvarianten gekomen, variërend van conventioneel (ieder voor zich) tot gezamenlijke bestekvorming, aanbesteding en gunning.

Praktische invulling

“De samenwerking wordt gekenmerkt door ‘learning by doing’, stelt Wouter Boonzaaijer. “We durven uit te proberen en we evalueren ook goed. Dat is de kracht. De samenwerking begint met planning en afstemming, drie tot vijf jaar vooruit. Dat betekent dat je in het hele proces, van planning tot oplevering, samenwerkt. Daarbij gaat het soms om grote projecten die in fases worden uitgevoerd, maar in totaal wel tien jaar kunnen beslaan. Dan kom je op steeds meer terreinen tot samenwerking, bijvoorbeeld om de in- en externe communicatie te verbeteren.” Louis van der Hoeven: “We hebben drie projecten gebruikt als pilot, waarbij we de bevindingen per fase steeds hebben geïntegreerd in het volgende project. De grootste opgave daarbij was om nieuwe collega’s steeds weer bij te praten en mee te nemen in de nieuwe werkwijze. Het venijn zit in de start, niet in de staart.”

Resultaten

Naast de kwalitatieve resultaten, wordt geprobeerd om de resultaten in tijd en kosten te kwantificeren. Twee projecten zijn inmiddels zover afgerond dat een volledige kostendoorrekening mogelijk is. Wouter Boonzaaijer: “Zo door de oogharen heen denk ik dat de kostenreductie kan oplopen tot twintig procent, en dat drie tot vijf maanden uitvoeringswinst mogelijk is. Maar we hebben nu nog niet voldoende ervaringscijfers om dat voordeel al op voorhand te kunnen inboeken. Verder zien we als positief resultaat dat partijen elkaar ook bij andere projecten gemakkelijk weten te vinden en bijvoorbeeld calamiteiten makkelijker kunnen oplossen.”

Louis van der Hoeven: “We hebben in Hoogvliet met een calamiteit te maken gehad, terwijl we al in de voorfase van het onderhoudstraject zaten. We zagen dat we daar direct samen konden optrekken, omdat de bruggen al waren gebouwd. Bovendien gaan we nu een volledig RAW-bestek maken, omdat verschillende contractvormen niet handig bleken te zijn. Op deze manier kunnen we efficiënt en eenduidig projecten op de markt gaan zetten.”

Partijen weten elkaar ook bij andere projecten gemakkelijk te vinden en kunnen bijvoorbeeld calamiteiten makkelijker oplossen.

Verbreding

Louis van der Hoeven: “In het kader van de energietransitie komt er veel op ons af. Het convenant kan helpen ook warmtepartijen mee te nemen in de afstemming die daarvoor nodig is.” Wouter Boonzaaijer: “We zijn nu bezig op lange termijn de kaarten van alle projecten, programma’s en beleidsplannen over elkaar heen te leggen. Zo kunnen we zien wat waar staat te gebeuren en in welke periode dat het meest effectief kan plaatsvinden. Dat doen we bijvoorbeeld ook met woningbouwcorporaties en VVE’s, vanuit hetzelfde principe als het convenant. Samen onderzoeken we welke variant tot de laagste maatschappelijke kosten leidt en vervolgens maken we afspraken over de verdeling. Die gedachte biedt ook input voor de opgave voor de energietransitie. We hebben de convenantstuurgroep in dat kader al uitgedaagd: ‘Zouden er niet meer partijen tot het convenant moeten toetreden?’ Het nieuwe collegeprogramma ‘Nieuwe energie voor Rotterdam’ maakt het belang van afstemming in de ondergrond alleen maar groter.”

Stedin trekt elders in het verzorgingsgebied waar mogelijk ook op met andere waterbedrijven. En zowel Stedin als Evides, die allebei een groter verzorgingsgebied hebben dan de gemeente Rotterdam, gebruiken de ervaringen met het convenant om ook met andere gemeenten afspraken te maken. Wouter Boonzaaijer: “Dordrecht heeft gebeld en is heel erg geïnteresseerd in onze aanpak. Dat geldt ook voor Delft. En het Havenbedrijf Rotterdam heeft aangegeven te willen meeliften op het convenant voor een project in de Waalhaven.”