De dialoog: Een ongebruikelijke, maar vruchtbare samenwerking

Een andere manier van uitvragen van Rijkswaterstaat voor de vervanging van installaties van de Vlaketunnel en het Dampoortviaduct heeft geleid tot een bijzondere samenwerking met Vialis, een VolkerWessels-onderneming. ‘Het is een vraag die Rijkswaterstaat niet gewend is te stellen en die de aannemerij niet gewend is te beantwoorden.’

In de komende tien jaar moeten tientallen tunnels volledig worden gerenoveerd. Ook de Vlaketunnel en het Dampoortviaduct in Zeeland staan op de renovatieplanning van Rijkswaterstaat. Deze renovaties zullen niet eerder plaatsvinden dan 2030. Echter, om de tunnel en het viaduct betrouwbaar in gebruik te kunnen houden, moeten voor die tijd drie installaties (luidsprekers, intercom en camera’s) vervangen worden en heeft het bewakings- en bedieningssysteem een upgrade nodig.

Waar Rijkwaterstaat traditioneel bij een dergelijk project een contract zou voorbereiden en een uitvraag zou doen, werd vanwege krapte op de markt gekozen voor een andere aanpak. “De huidige tijd en de opgave waarvoor we staan, vragen om samenwerking. Daarbij scheelt deze straks aanpak flink wat doorlooptijd”, vertelt Boreas Zandberg, portfoliomanager bij Programma’s, projecten en onderhoud (PPO), Rijkswaterstaat. “We hadden al een prestatieonderhoudscontract met Vialis voor de tunnel en het aquaduct, waarin de upgrade en vervangingen opgenomen zijn als activiteiten. Dus zijn we met hen en tunnelbeheerder Rijkswaterstaat om tafel gegaan, om te bespreken hoe we dit project zouden kunnen aanpakken en wat dat zou kosten.”

‘Wij kunnen onze expertise al in de voorfase inbrengen, wat risico’s in de uitvoeringsfase drastisch omlaag brengt’

Zo ontstond er een samenwerking die lijkt op een tweefasenaanpak (zie kader), zonder vast eisenpakket, en werd gezamenlijk de scope bepaald. “Het is een vraag die Rijkswaterstaat niet gewend is te stellen en die de aannemerij niet gewend is te beantwoorden”, vertelt Roel Scholten, commercieel directeur bij Vialis. “Voor ons als aannemer heeft dit twee grote voordelen. Wij kunnen onze expertise al in de voorfase inbrengen en meedenken over een scope die ook daadwerkelijk realistisch en uitvoerbaar is, wat risico’s in de uitvoeringsfase drastisch omlaag brengt.”

Deze samenwerking heeft ook voor Rijkswaterstaat grote voordelen. “We hebben bijvoorbeeld alle kennis en kunde van de betrokken diensten vroeg aan tafel, waardoor we raakvlakken beter kunnen beheersen.”

Intensief traject

Gezamenlijk tot een optimale scope komen, is nieuw voor alle partijen en dat maakt het soms lastig. Scholten: “De scope bepalen zonder eisenpakket is intensief en nieuw voor ons. Wij zijn gewend om in te schrijven op een in eisen vastgelegde vraag, niet om op voorhand een prijs te kennen en transparant met beheerder en opdrachtgever te schakelen over wat we nu precies gaan doen. Veel komt neer op het vinden van duidelijkheid, houvast, een ijkpunt. Want wat is bijvoorbeeld een een-op-een-vervanging eigenlijk? Hebben we het hier over de functionaliteit van de installaties of wil je ze technisch een-op-een vervangen? Je moet op zoek naar elkaars drijfveren en motivatie. Het is een creatieve fase, die moet convergeren naar een definitief ontwerp.”

In het bepalen van de scope speelt het budgetplafond een grote rol. “Normaal zijn eisen heilig, nu probeer je samen binnen een budget zoveel mogelijk scope te realiseren. Gezamenlijk bekijken we hoe we eisen van de Landelijke Tunnelstandaard (LTS) bij een-op-een-vervanging praktisch kunnen invullen”, aldus Zandberg. “Het is voor ons heel belangrijk dat we binnen de budgettaire bandbreedte blijven. Het budget moet uitlegbaar zijn naar de beheerder. Waarop kunnen we besparen en hoe? Wat moet en wat is een wens? Het is als een voetbalwedstrijd waarin de doelen steeds worden verplaatst.”

Onderwerp van gesprek is ook de risicoverdeling. Tijdens de uitvoering wordt die weer meer traditioneel, maar in het voortraject niet. “Een goed voorbeeld is de lange levertijd van materiaal. Om in maart 2023 te kunnen beginnen met de uitvoering, moeten nu al spullen besteld worden. Dan heb je het over grote sommen geld. Hoe verdelen we de risico’s die hiermee gepaard gaan, nu we nog geen definitief ontwerp hebben? Allemaal zaken die besproken worden”, vertelt Scholten.

Voor Rijkswaterstaat zijn daarnaast de parallelle processen een aandachtspunt. Zandberg: “Wij moeten ook afstemmen met de omgeving. Bijvoorbeeld als de tunnel op een bepaald moment tijdelijk moet worden afgesloten. Dat moet tijdig worden geregeld, terwijl we nog niet precies weten wat we wanneer en hoe gaan doen. Ook dat is best een zoektocht.”

‘We hebben de teams ingericht met mensen van wie we wisten dat zij ook openstaan voor een nieuwe manier van samenwerken’

Uiteindelijk komt veel neer op cultuur, vinden beide heren. Op mensen. Scholten: “Het is een voortdurende zoektocht naar balans. In een dergelijk traject merk je dat bedrijfsculturen en werkwijzen elkaar raken. We zijn geen van allen gewend zo te werken. We hebben daarom de teams ingericht met mensen van wie we wisten dat zij ook openstaan voor een nieuwe manier van samenwerken.”

Dat dit specifieke traject succesvol verloopt, heeft alles te maken met de top-downbenadering, denken Scholten en Zandberg. “Het werkt omdat wij, als het moeilijk wordt, elkaar in de ogen kijken en teruggaan naar de centrale vraagstelling”, zegt Scholten. “Wat was de gezamenlijke vraag en werken we daar nog aan, en vooral: vertrouwen en begrijpen we elkaar nog?”

Zandberg: “Ik zie een toekomst waarin we meer met dit soort contracten gaan werken. We moeten wel, om tunnels open te houden.”