Tips uit Rotterdam tegen faalkosten

Sinds 2002 is Edwin Smits als specialist monitoring en later als risicomanager betrokken bij grote ondergrondse projecten in Rotterdam. De boortunnel voor RandstadRail, parkeergarage Kruisplein, de fietsenstalling en het metrostation onder Rotterdam CS; Smits bracht de risico’s in kaart en zorgde voor de juiste beheersmaatregelen. En met succes, want vooralsnog is er bij de genoemde projecten niets noemenswaardigs misgegaan. Welke tips heeft Smits om faalkosten te voorkomen?

1. Denk aan de omgeving
“Wat heeft bijgedragen aan het succes van RandstadRail is dat van begin af aan de link is gelegd tussen de omgeving en de tunnel. Wat is er vanuit omgevingsperceptie belangrijk? Wie zijn onze stakeholders en wat is voor hun de succesfactor van het project? Bijvoorbeeld, als je onder de rijksweg door boort: wat vindt Rijkswaterstaat dan belangrijk? Hoeveel zetting mag er optreden? Daar richt je vervolgens je monitoring en je alarmsysteem op in.”

“De omgevingsmanager is verantwoordelijk voor het communiceren met de omgeving en het inventariseren wat zij belangrijk vindt. Je bent hierdoor altijd op tijd om afspraken te maken over werkzaamheden die overlast geven. Als er bijvoorbeeld een belangrijke vergadering plaatsvindt in een hotel vlakbij de bouwplaats, kan er worden afgesproken om het heiwerk een halve dag stil te leggen.”

2. Zorg voor een goed monitoringssysteem en heldere interventiewaarden
“De manier waarop we destijds de monitoring hebben ingestoken – de communicatie met stakeholders gekoppeld aan het uitgebreide monitoring- en alarmsysteem, met een deel verantwoordelijkheid bij de aannemer – was wel trendsettend voor hoe we nu te werk gaan. De ervaringen met RandstadRail zijn ook verwerkt in een richtlijn van de CUR (CUR 223: Richtlijn meten en monitoren van bouwputten).”

“Na RandstadRail hebben we de aanpak van risicobeheersing verder ontwikkeld. Wij waren bijvoorbeeld niet zo duidelijk in onze procedures bij het naderen van interventiewaarden: wanneer ga je daadwerkelijk actie ondernemen en wat voor actie is dat dan? De omstandigheid waarin je een bepaalde waarde nadert, wijkt regelmatig af van wat je van tevoren bedenkt. Er moet daarom een mogelijkheid zijn om te evalueren. Nu leggen we vooraf per instrument een interventiewaarde en een signaleringswaarde vast. De tijd die een beweging nodig heeft om van de signaleringswaarde naar de interventiewaarde te komen, zou voldoende moeten zijn om te evalueren en de juiste maatregel in te zetten.”

“Het werken met signalerings- en interventiewaarden is overigens niet voorbehouden aan monitoring van technische aspecten. Je kunt het ook toepassen op communicatie, dat gebeurt dacht ik al bij de Noord/Zuidlijn. Het aantal keer dat je positief of negatief in het nieuws komt, is dan je monitoringswaarde en je neemt maatregelen als deze boven of onder een bepaalde grens komt.”

3. Deel je kennis!
“Zeventig procent van de faalkosten, of misschien nog wel meer, ontstaat door menselijk handelen. Gebruikmaken van andermans kennis, actief op zoek gaan naar kennis en kennis verspreiden, zou gestimuleerd moeten worden. Daniel Kahneman toont in zijn boek Ons feilbare denken aan dat de mens van nature lui is. We reageren vaak snel en impulsief en houden geen rekening met informatie die niet direct beschikbaar is: we zijn vaak niet bereid om een klein beetje extra informatie te halen. Ook binnen organisaties kunnen we terughoudend zijn in het delen van informatie, omdat er onvoldoende prikkels zijn om informatie te delen of simpelweg omdat we niet op de hoogte zijn van de activiteiten van de verdieping boven of onder ons. Maar voor het bestrijden van faalkosten is het essentieel dat we niet alleen aan ons eigen project denken; iedereen zou moeten handelen vanuit het gemeenschappelijke bedrijfsbelang. Als je bijvoorbeeld merkt dat een projectmanager zit te worstelen met een probleem en jij hebt ervaringen en kennis die je kunt delen, loop dan even binnen. Zoek elkaar op en communiceer over onzekerheden.”

“Een voorbeeld van actief kennis doorgeven was er bij parkeergarage Kruisplein. Bij Rotterdam CS veroorzaakte een lek in een diepwand een maaiveldzakking van bijna anderhalve meter. Bij parkeergarage Kruisplein hebben we daarom naast de bouwput ‘slapende bronnen’ geïnstalleerd. Mocht er een lekkage optreden, dan kunnen we daar snel pompen inhangen die de grondwaterstand verlagen en zo de schade voor de omgeving beperken.”

4. Ga in gesprek over risico’s
“Het is belangrijk dat er structureel en op verschillende fronten gesproken wordt over de onzekerheden in het project. Zet bijvoorbeeld het punt ‘Risico’s’ expliciet op de agenda van vergaderingen. Als risicomanager hoeft je niet altijd heel formeel te zijn, je kunt ook gewoon tussendoor een babbeltje maken over de risico’s. Zorg wel voor voldoende kritisch vermogen in het project. Het is van belang dat er kritische vragen worden gesteld, door iemand van de eigen organisatie of door iemand van buiten. De risk controller van de verzekering kan daarin heel waardevol zijn. Als bewaker van faalkosten vanuit verzekeringsperspectief kijkt hij met een kritische blik naar de bouwplaats. Ga het gesprek met hem aan, gebruik zijn kritisch vermogen en zie het niet als een bedreiging. Bij RandstadRail hamerde de controller bijvoorbeeld op het onderbouwd vaststellen van interventiewaarden en beheersmaatregelen, daar heeft hij ons bij geholpen.”

“Voor Rotterdamse projecten hebben we risicomanagement beschreven in de Rotterdamse Standaard Projectmatig Werken (RSPW). In de RSPW is vastgelegd hoe we een project aanpakken, bijvoorbeeld ten aanzien van de fasering, de manier van rapporten en dus het risicomanagement. Waar zitten beslismomenten, wie moeten we informeren, hoe moeten we rapporteren, enzovoorts. De RSPW is ontwikkeld naar aanleiding van de problemen rondom de Museumparkgarage. Het is jammer dat er eerst iets fout moet gaan, maar nu hebben we wel een gemeenschappelijke kader waardoor we uniformer met projecten omgaan en de projectbeheersing is verbeterd.”